منظور از نظام ادارى باز،
نظامى است كه امكان مراجعه مردم به مسئولان وجود دارد و آنها از آلام و خواستههاى
مردم اطلاع دارند.
باز بودن تشكيلات ادارى به
معناى امكان مراجعه مردم به مسئولان در برابر نظام بسته ادارى كه كارگزاران را به
پشت پردهها و حجابها مىكشاند و آنها را از آلام و خواستههاى مردم بىاطلاع مىگرداند،
يكى از خواستههاى امام على (ع) و توصيههاى وى به واليان خود است كه اطاله احتجاب
متصديان امور عمومى از يكسو موجب تنگناهاى شديد و از سوى ديگر بر بى اطلاعى آنان
نسبت به روند امور مىافزايد. (او 2)
در رأس هر اداره و تشكيلاتى
به موازات مديريت آن، مركز جمعآورى گزارشهاى كار ايجاد مىشود و كليه مكاتبات
ادارى در آن بايگانى مىشود و شايستهترين كاتبان بر آن اشراف مىورزند تا هر زمان
كه لازم آيد، اطلاعات موثق مورد نياز، در اختيار مسئولان تصميمگيرنده قرار گيرد.
(1)
در واقع مىتوان گفت: «اطلاع
رسانى» علمى است كه پس از جنگ جهانى دوم پديدار شد و در اندك مدتى رو به گسترش
سريع نهاد. به تدريج سازمانهايى كه براى بهبود كارهاى خود در زمينههاى فنى،
علمى، پژوهشى، صنعتى، اقتصادى، فرهنگى، سياسى و... به اطلاعات نياز داشتند از اين
پديده استقبال كردند. علم اطلاع رسانى با پيوند ميان بسيارى از رشتههاى دانش بشر
مانند كتابدارى، ارتباطات، گرافيك، فناورى كامپيوتر، زبانشناسى، رياضى، منطق، روا
نشناسى، مديريت و برخِى ديگر موجب انتقال اطلاعات و جا به جايى و اشاعه آن در سطوح
مختلف ملى، منطقهاى و جهانى مىشوند كه به اين كار خدمات اطلاعرسانى گويند.
خدمات اطلاع رسانى به شكلهاى
مختلفى چون گردآورى تنظيم و تدوين مشخصههاى آثار چاپى و غير چاپى در زمينه يك يا
چند موضوع كه با نامهاى گوناگون نظير كتابشناسى، كتابنامه، فهرستگان، نمايه نامه،
چكيده نامه و... در قالب تكنگارى و يا نشريات ادوارى انتشار، صورت مىگيرد.
خدمات اطلاع رسانى به كمك
ابزار و تجهيزهاى مورد نياز خود تحقق يافته و مخاطبان خود را منتفع مىكند. انواع
رسانههاى خطوط ارتباطى سخت افزارها و نرمافزارها از جمله ابزار و وسايل آن به
شمار مىروند.