مربوط به آنان ثبت مى‌شد. ديوان داورى نيز كه به تشكيلات قضاوت مربوط مى‌شد، سه كاربرد داشت:

يكى دفتر رسمى كه شكايات رسيده به دادگاه و اطلاعات و اسناد مربوط به مدعى و مدعى عليه و نيز احكام صادر شده از سوى قاضى، در آن ثبت مى‌شد؛ دومى، گنجينه و خزانه كه محل نگهدارى و بايگانى اسناد و دفاتر و قرار گرفتن صندوق‌ها بود؛ و سومى، صندوق‌ها و كيسه‌ها و بسته‌هاى حاوى اشيا و اسناد قيمتى، (1) عنوان ياد شده در باب‌هاى جهاد، قضاء و ديات به كار رفته است.

سزاوار است حاكم اسلامى براى ثبت اسامى نظاميان و قبايل و اصناف مختلف و حقوق و مقررى آنان، دفترى تهيه كند (2) مستحب است قاضى در آغاز شروع به كار، ديوان داورى را از قاضى پيشين تحويل بگيرد. (3)

ارتزاق صاحب ديوان (مسئول ثبت و ضبط اسامى كارمندان و نظاميان) از بيت‌المال جايز است. (4)

نزد اماميه، اهل ديوان (نظاميان) در صورتى كه از خويشاوندان قاتل نباشند، عاقلۀ يكديگر محسوب نميشود. (5 و 6)

به لحاظ تاريخى در زمان خليفۀ اول، بيت‌المال به اطراف مدينه انتقال يافت و با آمدن ايرانيان در دوره خليفه دوم واژه ديوان براى اولين بار به معناى محل محاسبات عمومى اختصاص يافت. (7)

با توسعۀ اسلام و تحولات سياسى و اقتصادى مسئله هزينه‌هاى عمومى گسترش يافته و پيچيده‌تر شد.

پيش بينى(وَ اَلْعامِلِينَ عَلَيْها)(8) كه حقوق كارمندان و كارگزاران جمع‌آورى زكات را تأمين مى‌كرد، زمينه را براى شكل‌گيرى ديوان عمومى و نظام مالى و تشكيلات ادارى لازم فراهم كرد.

افزوده شدن هزينه‌هاى نظامى كه در آيۀ(وَ أَعِدُّوا لَهُمْ مَا اِسْتَطَعْتُمْ مِنْ قُوَّةٍ‌)(9) و امنيتى كه تحت عنوان «مؤلفة قلوبهم» و ساير موارد پيش‌بينى شده بود، زمينه را براى نظام ماليۀ عمومى شامل درآمدها و هزينه‌ها و نيز شكل‌گيرى ديوان محاسبات فراهم آورد. (10)

ديوان به معناى نظام مالى دولت براى اولين بار در دوران خليفه دوم شكل گرفت اما تعريفى كه ماوردى از آن ارائه مى‌دهد، حكايت از آن دارد كه ديوان شامل وظايف دولت و اعمال دولتمردان و سازمان‌هاى دولتى نيز مى‌شده است. (11) ابن خلدون با ارائۀ تعريف جامعى از ديوان مى‌نويسد: «ديوان يكى از وظايف ضرورى و مهم حكومت است كه بايد فعاليت‌هاى مربوط به جمع آورى اموال عمومى و حفظ حقوق دولت در مورد درآمدها، هزينه‌ها، شمارش لشگريان و ميزان حقوق و عطايا در آن تنظيم شود و با مهارت كامل محاسبه شود.» چنين اعمال مكتوب شده را ديوان و محل آن را نيز به همان نام مى‌نامند. (12)

در ظاهر ديوان در صدر اسلام به معناى تشكيلات ادارى و محاسبات عمومى و ادارۀ كل محاسبات و دفتر محاسبات به مفهوم امروز به كار مى‌رفته است و تا زمان عبد الملك مروان ديوان‌ها به زبان‌هاى غير عربى به ويژه ايرانى نگاشته مى‌شده (13) و سپس به زبان عربى مكتوب مى‌شد.

نويسنده صبح الاعشى معتقد است كه نخستين ديوان در عصر نبوى به وجود آمد كه وى از آن به «ديوان انشاء» نام مى‌برد و در اين ديوان بود كه نامه‌ها، پيام‌ها و قراردادهاى پيامبر اسلام (ص) به رشتۀ تحرير در مى‌آمد.

ديوانى كه در عصر خليفۀ دوم به وجود آمد ديوان سپاهيان بود، وى از پيشينيان خود از كتاب عيون الاخبار نقل مى‌كند كه زبير و جهيم دو نفر از نويسندگان ديوان صدقات در عصر نبوى (ص) بودند و مغيرة بن شعبه و حصين بن نمير، نيز ديوان مطالبات و ديون و معاملات را مى‌نوشتند (14) بنا بر نوشتۀ مقريزى، يكهزار و پانصد نفر